loader
bg-category
5 pamata Excel funkcijas, kas padara darbu bezgalīgi vieglāku

Dalīties Ar Draugiem

Autora Raksti: Kenneth Douglas

Excel ir analfabēta cilvēka (un sievietes) iecienītāko datu apstrādes rīks. Lasītprasmei, t.i., tiem, kas var kodēt, nav jāuztraucas par kolonnām, rindām un pareizo formulu un tās sintaksi, jo šiem burvjiem ir savas ierīces. Visiem pārējiem, praktiski ikvienam, kas atrodas vadības pozīcijā, Excel ir būtisks darba rīks. Neskatoties uz to, daudzi cilvēki, jo īpaši tie, kas vienkārši iekļūst darbā, bieži vien ir iebiedēti. Patiesībā, ja jūs pietiekami labi apgūsiet Excel, jūs varat to izmantot, lai saglabātu uz laiku balstītus ierakstus, kas tiek atjaunināti automātiski, izmantotu to inventarizācijai un pat veiktu apsekojumus. Tas nozīmē, ka šeit ir piecas ļoti vienkāršas Excel funkcijas, kas jāzina katram iesācējam.

Automātiski pabeigtas sērijas un automātiskās aizpildīšanas formulas

Datu ievadīšana, jo īpaši garš datu kopums, ir laikietilpīgs, un ir lieliska iespēja, ka radīsies cilvēka kļūdas. Tāpēc, ja iespējams, Excel prognozē tekstu, kuru mēģināt ievadīt, un dod jums iespēju to aizpildīt.

Piemēram, vēlaties ievadīt sērijas numurus vai darbinieku ID numurus, kas seko secībai. Tā vietā, lai tos ievadītu manuāli, varat ievadīt pirmos trīs vai četrus numurus, atlasīt šūnas ar ievadītajiem numuriem. Nogrieziet kursoru uz pēdējās šūnas apakšējo labo pusi un pagaidiet, līdz tas kļūst par melnu plus zīmi. Velciet to un jūs redzēsiet vērtību, kādu katra šūna saglabās. Excel automātiski palielinās jūsu vērtību. Šo triku vislabāk izmantot ar formulām, jo ​​formula automātiski atjauninās, lai izlasītu atbilstošās rindas rindā, nevis absolūtā vērtībā, kas būtu kopēt / ielīmētām formulām.

Automātiska aizpildīšana

Šis triks noteikti tiks paņemts, ievadot datus. Excel var automātiski aizpildīt datus šūnā, ja ievadītie dati ir ievadīti iepriekšējā slejā tajā pašā kolonnā. Vienkārši nospiediet Enter un aizpildiet to.

Viedā alfabētiskā kārtošana

Excel var kārtot datus alfabēta kārtībā, bet iesācējs var vilcināties izmantot šķirošanas iespēju, jo blakus esošajās slejās esošie dati ir saistīti ar to un datu pārkārtošana traucēs attiecības. Piemēram, katrā atsevišķā kolonnā ir vārdi, nodaļas, adreses, tālruņu numuri un asins grupas. Vēlaties kārtot vārdus alfabētiskā secībā, bet tomēr vēlaties, lai blakus esošās šūnas lasītu pareizo adresi, tālruņa numuru un asins grupu šai personai.

Varat doties uz priekšu un izmantot opciju Kārtot no Z līdz, jo programma Excel jautās, vai vēlaties paplašināt atlasi, lai iekļautu datus blakus esošajās kolonnās. Tas ļauj kārtot vienu kolonnu alfabētiskā secībā un atbilstošos datus citās kolonnās attiecīgi sakārtot. Šī viedā šķirošana darbojas jebkura veida noteikumiem, ko jūs varētu izmantot.

Rindu datu pārveidošana uz slejas datiem

Daudzas reizes, dati nav pat pareizā izkārtojumā, lai ikviens varētu sākt to analizēt. Formāts, kas tika savākts, netika izveidots ar kādu konkrētu mērķi, un bieži vien var secināt, ka dati ir jāpārsūta no rindas uz kolonnu vai otrādi. Tā vietā, lai kopētu un ielīmētu katru individuālo vērtību, varat izmantot funkciju Paste Special, ko sauc par transponēšanu, lai to izdarītu.

Atlasiet un kopējiet rindu, kuru vēlaties ielīmēt kā rindu. Atlasiet rindas pirmo šūnu, uz kuru vēlaties kopēt datus. Noklikšķiniet uz mazās bultiņas zem pogas Paste un atlasiet Paste Special. Izvēlnes lodziņā, kas tiek parādīts, pārbaudiet opciju “Transponēt” un noklikšķiniet uz Labi.

Atsevišķi pirmie un pēdējie vārdi

Excel 2013 ir tiešām gudra automātiskās aizpildīšanas funkcija, kas darbojas starp kolonnām. Veikt ļoti izplatīto piemēru kolonnai, kurā ir gan pirmie, gan pēdējie vārdi. Iespējams, vēlēsities nodalīt vārdus un uzvārdus, kā arī vecākās Excel versijas, tas nozīmē, ka ir jāizmanto sakabinātā funkcija ļoti gudrā / sarežģītā veidā.

Izmantojot programmu Excel 2013, viss, kas jums jādara, ir sākt ievadīt pirmo vārdu nākamajā slejā. Vai tas tiek darīts pirmajos divos vai trīs ierakstos, un Excel uzzinās, kas ir jūsu atdalīšanas kritēriji, un uzskaitiet datus par visām atbilstošajām vērtībām kolonnā. Viss, kas jums jādara, ir hit ievadīt. Tas darbojas gandrīz jebkura veida datiem.

Vai jūs zināt Excel triku, ko bieži izmantojat darbā, vai tādu, kas novērš lieku darbu? Dalieties ar mums komentāros.

Dalīties Ar Draugiem

Jūsu Komentāri